Полезные функции Excel для маркетологов

Программа Excel предлагает маркетологам гораздо больше, чем простое ведение таблиц, форматирование графиков или использование основных арифметических формул для расчетов. Этот лонгрид предлагает обзор не всегда очевидных, но тем не менее полезных, функций Excel, помогающих экономить время специалиста.

Маркетологи зачастую работают в условиях многозадачности и иногда незаслуженно забывают о простых инструментах Excel, использование которых поможет значительно оптимизировать работу: шаблоны таблиц, горячие клавиши, специальные элементы форматирования таблиц и графиков, а также полезные формулы расчета.

Полезные сочетания клавиш

Сэкономить время при работе в программе Excel помогают следующие сочетания клавиш.

Общие действия

  • Выделение таблички: Ctrl (cmd) + A.
  • Сохранить: Ctrl + S.
  • Сохранить как: Alt + F2 или F12.
  • Копировать: Ctrl (cmd) + C.
  • Вставить: Ctrl (cmd) + V.
  • Вставить новый лист: Alt + Shift + F1.
  • Повторить последнюю команду: F4.

Работа с таблицами

  • Перемещение к краю таблички: Ctrl (cmd) + (стрелки).
  • Перемещение к краю таблички с выделением: Ctrl + Shift + (стрелки).
  • Перемещение выделенного диапазона — удерживать Ctrl для копирования.
  • Смещение диапазона — перетаскивая, удерживать Shift.
  • Вставка диапазона со смещением — удерживать Ctrl + Shift.
  • Вставить гиперссылку: Ctrl (Cmd) + K.

Набор текста

  •  Для перехода к соседней ячейке справа: Tab.
  •  Для перехода к соседней ячейке слева: Shift + Tab.
  •  Для перехода на следующую ячейку: Enter.
  •  Для перехода к предыдущей ячейке: Shift + Enter.
  •  Правка содержимого активной ячейки: F2.

Шаблоны Excel-таблиц

Программа предлагает ряд уже готовых к применению шаблонов для создания планов и бюджетов мероприятий, ведения списков участников и учета ежедневных заданий. На основе базовых Excel-шаблонов несколько специализированных компаний уже разработали варианты для digital-маркетологов, учитывающие цели и особенности именно этой области маркетинга.

Рассмотрим некоторые из них.

Встроенные Excel-шаблоны для маркетологов

Маркетолог должен не только иметь общее видение стратегии и полный обзор мероприятий в рамках этой стратегии, но и регулярно отслеживать ход реализации этих мероприятий, получать информацию о текущих затратах и обладать возможностью своевременно реагировать на изменение рынка. Excel предлагает ряд вариантов встроенных шаблонов для этих целей.

Например, в программе Excel есть несколько встроенных шаблонов бюджета различных маркетинговых мероприятий. Как правило, в каждый из них уже заложены основные статьи расходов и формулы расчета, которые можно легко модифицировать под собственные нужды и проекты.

Бюджет маркетингового плана


Пример от templates.office.com

 

Стандартный бюджет мероприятия


​Пример от templates.office.com

Бюджет канального маркетинга

=
​Пример от templates.office.com

Планировщики идей

Еще до того как приступить к бюджетированию маркетинговой кампании, специалисты работают над генерированием идей и постановкой маркетинговых целей.

На этот случай Excel предлагает несколько вариантов планировщиков идей. В них можно не только зафиксировать маркетинговые идеи, задачи и цели, но и настроить контроль над их разработкой и исполнением.


​Пример от templates.office.com

Шаблоны для digital-маркетологов

В сети предлагается множество шаблонов, созданных на базе обычной таблицы Excel и модифицированных под задачи в области digital. Компании Hubspot и Vivial предоставляют их бесплатно при условии регистрации на сайте компании. Ознакомимся с некоторыми из них.

Работу современного маркетолога сложно представить без четкого календарного плана размещения публикаций на сайте.

Этот шаблон помогает отслеживать соответствие публикаций общей маркетинговой стратегии с помощью четкого распределения заданий, учета срока их исполнения, а также указания краткого содержания публикации и используемых ключевых слов.


Пример от Hubspot.com

Работая с постами в социальных сетях, маркетологи стремятся не только повысить интерактивность посетителей, но и увеличить их количество.

Шаблон таблицы размещения публикаций в социальных сетях помогает наиболее эффективно распределить посты по дням, часам и медийным каналам. Кстати, благодаря своей функции автоматического подсчета знаков, Excel особенно полезен в работе с социальной сетью Twitter.


Пример от vivial.net

На базе Excel создан и этот вариант единого детального плана для контент-маркетинга на месяц. Шаблон позволяет не только планировать различные формы подачи контента в рамках кампаний, но и одновременно распределять их для размещения на различных медиа-каналах.


Пример от Hubspot.com

Excel-таблицы активно используются для анализа ведения кампаний в Adwords. Этот шаблон упорядочивает информацию по настройке кампаний для разных целевых групп и отражает наиболее эффективные из них.


Пример от Hubspot.com

Работая над стратегией SEO-продвижения, маркетологи одновременно контролируют несколько показателей, характеризующих динамику изменений трафика, определяющих причины этих изменений и оценивающих результаты кампании. Excel-таблицы позволяют создать шаблон оценки SEO-продвижения за счет аккумулирования входящей информации в одном месте.

SEO-excel.png
Пример от Hubspot.com

Кстати, когда цели поставлены, кампании запущены и уже виден результат некоторых из них, можно обратиться к еще одному шаблону — таблице для ежемесячного отчета по метрикам. Она отражает изменения метрик по каналам ежемесячно и выдает итоговую сводку за год.

маркетинговые метрики.png
Пример от Hubspot.com

Секреты Excel-форматирования

Неотъемлемой частью деятельности маркетолога является визуализация информации о проделанной работе и ее представление руководству компании, партнерам или клиентам.

Excel предлагает несколько встроенных функций форматирования, делающих таблицы и графики красочнее и понятнее для заинтересованной аудитории.

Рассмотрим некоторые из них.

Одно из самых простых решений улучшения внешнего вида таблицы — воспользоваться встроенными стилями для таблиц и выделить строки разными цветами.

Найти стили для PC можно по следующему пути: Home > Styles > Format as Table, для Mac: Tables > Table Styles

Screen Shot 2017-03-06 at 16.21.33.png
Пример от searchengineland.com

Визуально украсят таблицу и элементы, предлагаемые функцией «Условное форматирование». С помощью создания различных условий для ячеек таблицы, различными цветами можно выделить минимальные и максимальные значения табличных данных, а также добавить в ячейки таблицы гистограммы или другие иконки для иллюстрации данных.

Чтобы воспользоваться этой функцией, в разделе Conditional Formatting необходимо выбрать одно из предложенных условий, либо создать свое. Для Mac функция расположена в разделе Format.

Screen Shot 2017-03-06 at 16.57.20.png
Пример от searchengineland.com

Если представление наших данных требует их объединения и классификации, в этом случае Excel предлагает воспользоваться функцией Сводные таблицы. Особенно полезными оказываются эти таблицы при работе с большим объемом данных.

Сводные таблицы дают возможность фильтровать, группировать и сравнивать данные.

Для того чтобы создать Сводную таблицу на Mac необходимо в разделе Data выбрать функцию Pivot Table. Для PC: Insert — Table — Pivot Table.

Программа предложит создать сводную таблицу либо на листе с исходной таблицей, либо на отдельном листе. Далее на странице появится конструктор сводных таблиц (Pivot Table Builder), предлагающий выбрать нужные для анализа поля и указать анализируемое значение. В списке полей располагаются названия колонок исходной таблицы.

Screen Shot 2017-03-17 at 3.47.17.png
Пример от i-media.ru

Сводная таблица позволяет как угодно распределять данные между колонками и столбцами, добавлять один или несколько анализируемых параметров, группировать данные и устанавливать необходимые фильтры.

Screen Shot 2017-03-17 at 3.54.39.png

Функция также позволяет в любой момент изменить поля, поменять их местами или добавить новые, обновить или детализировать параметры для получения более точной информации.

Digital-маркетологи часто используют эту функцию для прогнозирования трафика посещений сайтов или просмотра постов и публикаций. На основе данных сводных таблиц получают информацию, необходимую для запуска наиболее эффективных кампаний в Adwords или Метрике.

Обработка графиков

Разобравшись с таблицами, перейдем к следующим средствам визуализации данных: созданию и обработке графиков.

Отличным подспорьем в работе с графиками является функция «Рекомендованный график». Программа предлагает сравнить несколько версий графической визуализации данных перед тем, как сделать выбор в пользу того или иного варианта. Чтобы воспользоваться этой функцией нужно выбрать Recommended Charts в разделе Insert.

Screen Shot 2017-03-06 at 16.37.12.png
Пример от blogs.office.com

Не стоит забывать, что Excel включает в себя богатый набор стандартных инструментов для обработки графиков: выбор цветового решения, изменение фона графика, обработку осей координат и подписей к ним, легенд.

Работая с графиками, нужно помнить о необходимости предварительно сортировать данные и выбирать наиболее выгодное расположение легенд и осей координат, обеспечивая тем самым понятную визуализацию.

Также программа позволяет создавать брендированные графики. Все эти функции доступны в разделе Insert — Charts.

Screen Shot 2017-03-06 at 18.22.24.pngScreen Shot 2017-03-06 at 18.23.49.png
Неудачное и удачное расположение легенд от searchengineland.com

Улучшение фона графика

Screen Shot 2017-03-06 at 18.28.10.png
Пример от searchengineland.com

Предварительная сортировка данных

Screen Shot 2017-03-06 at 18.29.16.pngScreen Shot 2017-03-06 at 18.29.26.png
До и после от searchengineland.com

Пять незаменимых Excel-формул для маркетологов

Программа предлагает большое количество встроенных формул для автоматизации расчетов. На базе уже существующих формул продвинутые пользователи Excel могут создавать свои собственные варианты, позволяющие производить сложные расчеты в течение нескольких секунд даже для больших объемов данных.

Рассмотрим пять неочевидных, но интересных для маркетологов формул.

Формула «вертикальный просмотр» (ВПР, VLOOKUP)

Формула позволяет найти данные в текстовой строке таблицы или диапазоне ячеек и добавить их в другую таблицу. Она особенно популярна при работе над SEO-оптимизацией и используется для анализа статистики запросов.

Screen Shot 2017-03-07 at 3.00.07.png
Пример от texterra.ru

Для создания формулы необходимо указать ячейку с искомым значением, диапазон поиска и номер столбца, содержащего возвращаемое значение (в нашем примере это второй столбец — B).

Формула «частота» и построение гистограмм (ЧАСТОТА, FREQUENCY)

Для использования этой формулы необходимо создать небольшую дополнительную таблицу.

В первом столбце этой таблицы (bins) указываем большие значения интересующих нас интервалов (то есть для интервала от 80 до 89 в столбце для расчета мы указываем 89). Во втором столбце (Frequency) мы введем формулу «Частота» с указанием диапазона данных для поиска и созданного столбца с интервалами.

Программа автоматически посчитает распределения частот в вертикальном массиве.

После этого нам остается лишь создать еще один столбец с более подробным описанием интервала и создать график в виде гистограммы.

Screen Shot 2017-03-07 at 3.17.52.png

Формула «если» (ЕСЛИ, IF)

Функция ЕСЛИ выполняет проверку заданных условий, выбирая один из двух возможных результатов:
1) Если сравнение истинно;
2) Если сравнение ложно.

В своем самом простом виде формула выглядит следующем образом: IF(logical_test, value_if_true, value_if_false).

Например, нам необходимо проанализировать таблицу с бюджетами мероприятий на предмет соответствия реальных затрат запланированным суммам. В этом случае формула будет выглядеть таким образом:

Screen Shot 2017-03-13 at 17.20.14.png
Пример от support.office.com

Для более сложных вычислений формула утяжеляется новыми условиями и внедрением формул в формулу, что часто приводит к ошибкам в вычислениях. Поэтому рекомендуется разбивать сложные задания на небольшие этапы и использовать эту формулу в самом простом ее виде.

Формула «сцепить» (СЦЕПИТЬ, CONCATENATE)

Эта формула позволяет объединить текстовое содержимое нескольких ячеек в одну. Для этого в формуле можно указывать как номера ячеек с нужным текстом, так и сам текст. Всего можно указать до 255 элементов и до 8192 символов.

Screen Shot 2017-03-07 at 2.36.32.png
Пример от distilled.net

Формула «длина строки» (ДЛСТР, LEN)

Формула позволяет определить длину текста в указанной ячейке. Она является незаменимой для работы с рекламными кампаниями в Adwords и Метрике, а также социальной сетью Twitter.

Screen Shot 2017-03-07 at 2.48.04.png
Пример от texterra.ru  

Целью материала не является подробный разбор всех возможностей программы Excel, используемых для работы с маркетинговыми данными. Обзор охватывает лишь некоторые функции, особенно полезные для работы маркетологов или разработанные непосредственно для них.

Источник: https://netology.ru/blog/excel-marketing?utm_source=smm&utm_medium=1329&utm_campaign=fb_promo_blog&stop=1